Cách lập bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200

Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát tài sản hiện có và nguồn vốn của doanh nghiệp. Việc lập bảng cân đối kế toán cần tuân thủ nguyên tắc và quy định của Bộ Tài chính cũng như tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Bảng cân đối kế toán là gì?

Bảng cân đối kế toán (BCĐKT) là một trong bốn báo cáo tài chính cốt lõi của doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn thuần là một bản liệt kê số liệu mà còn phản ánh toàn bộ giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. BCĐKT thể hiện doanh nghiệp đang sở hữu những gì và đã huy động vốn từ đâu để có được những tài sản đó.

Ở Việt Nam, doanh nghiệp cần phải lập BCĐKTvào mỗi cuối năm tài chính (để tổng hợp tình hình tài chính trong cả một năm hoạt động), vào giữa niên độ (bắt buộc đối với các doanh nghiệp thuộc Nhà nước) và lập theo quý, theo bán niên hay trường hợp đặc biệt (doanh nghiệp sáp nhập, hợp nhất, chia tách, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động…).

Bảng cân đối kế toán thể hiện toàn bộ tài sản của doanh nhiệp

BCĐKT đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc cung cấp bức tranh tổng thể về tình hình tài chính của doanh nghiệp, nhờ đó, các nhà quản trị có thể:

• Nắm bắt hiện trạng tài chính của doanh nghiệp, hiểu rõ tài sản hiện có (tiền mặt, hàng tồn kho, máy móc, nhà xưởng...) và cách chúng được tài trợ (nợ phải trả, vốn chủ sở hữu).
• Dựa trên các số liệu thực tế, nhà quản trị có thể đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, xác định điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược.
• Ngoài ban lãnh đạo, các đối tượng khác như ngân hàng (để đánh giá khả năng cho vay), nhà đầu tư (để đánh giá tiềm năng sinh lời) và các cơ quan quản lý cũng cần đến bảng cân đối kế toán để đưa ra các quyết định liên quan.

Mặc dù các hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, bảng cân đối kế toán cung cấp một điểm dừng để đánh giá "sức khỏe" tài chính của doanh nghiệp tại một khoảnh khắc nhất định, đáp ứng nhu cầu thiết yếu của những ai cần cái nhìn tổng quan và chính xác.

Cấu trúc của bảng cân đối kế toán gồm những gì?

BCĐKT cần thể hiện 2 phần là tài sản và nguồn vốn, trong đó:

Tổng tài sản = Tổng nguồn Vốn

Tài sản Ngắn hạn + Tài sản dài hạn = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Phần tài sản

Phàn này liệt kê toàn bộ nguồn lực doanh nghiệp đang có và có khả năng đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai, bao gồm tài sản ngắn hạn và dài hạn:

• Tài sản ngắn hạn: Bao gồm các tài sản có khả năng chuyển thành tiền mặt, có thể bán hoặc sử dụng không quá 12 tháng hoặc 1 chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Các tài sản ngắn hạn gồm: Tiền mặt và các khoản tương đương tiền, các khoản phải thu ngắn hạn, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, hàng tồn kho và những tài sản ngắn hạn khác có thời gian thời gian sử dụng/thu hồi không quá 12 tháng
• Tài sản dài hạn: Bao gồm các tài khó chuyển thành tiền mặt, thường được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh trên 12 tháng. Tài sản dài hạn có thể là tài sản cố định, các khoản phải thu dài hạn, đầu tư tài chính dài hạn, bất động sản đầu tư, tài sản dở dang dài hạn và các loại tài sản dài hạn khác.

Tổng tài sản phải bằng tổng nguồn vốn thể hiện trên BCĐKT

Phần nguồn vốn

Nguồn vốn của doanh nghiệp được chia thành 2 thành phần chính là vốn chủ sở hữu và nợ phải trả:

• Vốn chủ sở hữu: Là khoản vốn thuộc sở hữu từ cổ đông và các thành viên góp vốn, gồm: thặng dư vốn cổ phần, cổ phiếu quỹ,… thể hiện số tiền còn lại của doanh nghiệp sau khi trừ đi khoản nợ phải trả
• Nợ phải trả: Là khoản nợ mà doanh nghiệp phải chi trả bằng cách sử dụng các nguồn lực của mình, bao gồm: Nợ ngắn hạn (khoản nợ có thời hạn thanh toán dưới 12 tháng hoặc dưới một chu kỳ kinh doanh) và nợ dài hạn (khoản nợ có thời hạn chi trả từ 12 tháng trở lên hoặc trên một chu kỳ kinh doanh)
• Nguồn kinh phí và quỹ khác: Bao gồm tổng kinh phí sự nghiệp, dự án được cấp để chi tiêu cho hoạt động sự nghiệp, dự án, nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định.

Báo cáo tài chính hợp nhất là gì? Thời hạn, nguyên tắc và cách lập?

Điểm mù tài chính là gì? 9 điểm mù tài chính cá nhân phổ biến

Bảng cân đối kế toán được lập và trình bày theo nguyên tắc nào?

Theo quy định chuẩn mực kế toán và nguyên tắc chung về lập báo cáo tài chính, BCĐKT cần phải tuân thủ 3 nguyên tắc:

Nguyên tắc 1: Tài sản và Nợ phải trả cần được phân loại riêng thành ngắn hạn và dài hạn. “Ngắn hạn” được hiểu là “trong một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp”. “Dài hạn” là “hơn một chu kỳ kinh doanh”. Một số doanh nghiệp có tính chất đặc thù, không thể phân biệt ngắn hạn và dài hạn theo chu kỳ kinh doanh thì phần Tài sản và Nợ phải trả phải trình bày theo tính thanh khoản giảm dần.

Nguyên tắc 2: Nếu doanh nghiệp có chi nhánh hạch toán độc lập hoặc có các công ty con thì sẽ phải lập thêm BCĐKT hợp nhất, bằng cách cộng các khoản tương ứng của tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, thu nhập khác, chi phí…và loại bỏ các khoản cần loại trừ.

Nguyên tắc 3: Những chỉ tiêu không có số liệu được miễn trình bày trên BCĐKT, cần sắp xếp lại các chỉ tiêu theo số thứ tự và tuân theo nguyên tắc liên tục trong từng phần.

Lập BCĐKT cần phải dựa trên cơ sở:

• Số kế toán tổng hợp
• Sổ, thẻ kế toán hoặc bảng tổng hợp chi tiết
• BCĐKT năm trước
• Bảng cân đối phát sinh tài khoản

Lập bảng cân đối kế toán theo nguyên tắc và chuẩn mực kế toán

Bảng Cân đối Phát sinh Tài khoản là một báo cáo tổng hợp quan trọng, cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. Báo cáo này tóm tắt số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, và số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản. Nó giúp kế toán viên nhanh chóng lập Bảng Cân đối Kế toán và dễ dàng kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo tính chính xác cho các báo cáo tài chính.

Các bước chuẩn bị trước khi lập bảng cân đối kế toán

Bước 1: Kiểm tra số dư đầu kỳ, đảm bảo số dư tài khoản hiện tại khớp với Bảng Cân đối Kế toán kỳ trước.

Bước 2: Đối chiếu các bút toán đã hạch toán trong kỳ với số dư tài khoản và các nguồn bên ngoài (thuế, bảo hiểm, khách hàng).

Bước 3: Đảm bảo các tài khoản doanh thu, chi phí (đầu 5, 6, 7, 8, 9) có số dư bằng 0 sau khi kết chuyển cuối kỳ và khóa sổ.

Bước 4: Phân loại tài sản, nợ: Kiểm tra sổ chi tiết, sau đó phân loại tài sản và nợ phải trả thành ngắn hạn và dài hạn.

Bước 5: Lập “Bảng cân đối phát sinh tài khoản”: Hoàn thiện bảng này và đối chiếu tổng số dư nợ bằng tổng số dư có để đảm bảo tính cân bằng.

Các bước lập bảng cân đối kế toán cụ thể

Kế toán có thể lựa chọn một trong hai mẫu BCĐKT sau, tùy thuộc vào giả định về hoạt động của doanh nghiệp:

• Mẫu BCĐKT của doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động liên tục
• Mẫu BCĐKT của doanh nghiệp không đáp ứng giả định hoạt động liên tục

Bước 1: Xác định ngày lập báo cáo

BCĐKT phản ánh tình hình tài chính tại một thời điểm cụ thể, không phải trong một khoảng thời gian. Do đó, việc đầu tiên là xác định chính xác ngày, tháng, năm mà báo cáo này được lập và ghi rõ vào BCĐKT. Thông thường, BCĐKT được lập vào cuối năm tài chính, nhưng cũng có thể được lập theo quý hoặc nửa năm nếu doanh nghiệp có nhu cầu.

Bước 2: Liệt kê các tài khoản và tính tổng tài sản

Sau khi xác định ngày báo cáo, bạn sẽ tiến hành liệt kê các tài khoản và tính toán tổng tài sản.

• Cách lấy dữ liệu vào cột "Số đầu kỳ": Để điền dữ liệu vào cột này, kế toán sẽ lấy toàn bộ số liệu từ Bảng Cân đối Kế toán của kỳ trước. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo rằng các số liệu này đã được kiểm tra và đối chiếu kỹ lưỡng trong bước chuẩn bị trước đó.
• Cách lấy dữ liệu vào cột "Số cuối kỳ": Đối với các chỉ tiêu chỉ cần số dư cuối kỳ của tài khoản mà không yêu cầu phân loại chi tiết "Ngắn hạn" hay "Dài hạn", kế toán sẽ sử dụng trực tiếp Bảng Cân đối Phát sinh Tài khoản để điền dữ liệu.
  Tuy nhiên, nếu các chỉ tiêu yêu cầu số dư cuối kỳ có phân loại chi tiết "Dài hạn" và "Ngắn hạn" theo từng đối tượng, bạn cần kết hợp sử dụng cả Sổ chi tiết tài khoản (đã được phân loại cụ thể theo đối tượng) và Bảng Cân đối Phát sinh Tài khoản để đảm bảo dữ liệu chính xác và đầy đủ.

Cụ thể như bảng dưới đây:

Bước 3: Liệt kê các tài khoản nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu

Phần nguồn vốn bao gồm các chỉ tiêu về nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu được trình bày theo thông tư 200/2014/TT – BTC như dưới đây:

Sau khi lập xong dữ liệu kế toán kiểm tra lại chỉ tiêu theo công thức sau:

Lưu ý rằng phần trên là cách lập bảng cân đối kế toán với doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động liên tục, đối với doanh nghiệp không hoạt động liên tục, khi áp dụng các bước trên sẽ cần điều chỉnh một số điểm:

• Không cần tách riêng dài hạn và ngắn hạn
• Không cần trình bày các chỉ tiêu dự phòng bởi tất cả phần tài sản và nợ đã được đánh giá lại theo giá trị thuần có thể thực hiện được, giá trị có thể thu hồi hoặc giá trị hợp lý. Dưới đây là các chỉ tiêu dự phòng không cần trình bày::
  • Chỉ tiêu dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh(122)
  • Chỉ tiêu Dự phòng đầu tư tài chính dài hạn(254)
  • Chỉ tiêu Dự phòng phải thu khó đòi
  • Chỉ tiêu Dự phòng giảm giá hàng tồn kho(149)
  • Chỉ tiêu Nguyên Giá
  • Chỉ tiêu Hao mòn lũy kế

Đối với doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động liên tục, các chỉ tiêu sẽ gộp số liệu ở phần ngắn hạn và dài hạn tương ứng.

Lưu ý quan trọng khi lập BCĐKT

Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả khi lập BCĐKT cần ghi nhớ những lưu ý sau:

Bắt đầu từ bảng cân đối phát sinh tài khoản

Hãy dùng Bảng Cân đối Phát sinh Tài khoản làm cơ sở khởi đầu. Khi điền từng chỉ tiêu vào BCĐKT, bạn nên đánh dấu những tài khoản đã sử dụng trên Bảng Cân đối Phát sinh để tránh bỏ sót hoặc nhập trùng số liệu.

Phân loại ngắn hạn và dài hạn cho các khoản mục đặc biệt

Đối với những chỉ tiêu yêu cầu tách số dư tài khoản theo thời hạn "Dưới 12 tháng" (ngắn hạn) và "Trên 12 tháng" (dài hạn) – thường là các tài khoản công nợ hoặc đầu tư như TK131, 331, 138, 338, 136, 336, 141, 128, 334, 341... – kế toán cần dựa vào sổ chi tiết tài khoản để thực hiện việc phân loại này.

• Căn cứ phân loại chính: Chủ yếu dựa vào điều khoản "Thời hạn thanh toán hoặc thời gian hoàn vốn" ghi trên các hợp đồng (mua bán, vay vốn, thuê tài chính, tiền gửi...) hoặc hóa đơn, thỏa thuận kinh doanh.
• Với các khoản không có điều khoản rõ ràng: Đối với một số công nợ nội bộ hoặc khoản đầu tư không có điều khoản thời hạn cụ thể (ví dụ: tạm ứng nhân viên, giao dịch nội bộ, đầu tư tài chính), bạn có thể dựa vào quy định nội bộ của doanh nghiệp như quy chế tài chính, quyết định của ban giám đốc, hoặc nghị quyết của hội đồng quản trị để xác định thời hạn.

Đối chiếu chéo với các báo cáo khác

Khi lập Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh Báo cáo tài chính, hãy thường xuyên đối chiếu số liệu với BCĐKT. Việc này giúp bạn dễ dàng phát hiện và điều chỉnh kịp thời các sai sót (nếu có).

Ghi nhận đồng thời "Ngắn hạn" và "Dài hạn": Để tránh bỏ sót dữ liệu, hãy ghi nhận đồng thời cả hai khoản mục "Ngắn hạn" và "Dài hạn" ngay khi xử lý một tài khoản có yêu cầu phân loại.

Cần tra soát lại nếu bảng cân đối kế toán không khớp

Cách xử lý khi BCĐKT không cân

Khi Tổng tài sản không khớp với Tổng nguồn vốn trên Bảng Cân đối Kế toán (BCĐKT), đó là dấu hiệu có sai sót. Bạn cần rà soát lại các bước sau để tìm và khắc phục lỗi:

Kiểm tra, rà soát lại các bước chuẩn bị trước khi lập báo cáo

Kiểm tra kỹ lại các bước bạn đã làm trước khi lập báo cáo, vì một số lỗi cơ bản thường xuất phát từ đây:

• Chưa kết chuyển hết số dư: Đảm bảo rằng tất cả số dư trên các tài khoản doanh thu, chi phí, và xác định kết quả kinh doanh (đầu 5, 6, 7, 8, 9) đã được kết chuyển về 0.
• Bảng cân đối phát sinh chưa cân: Sai sót trong quá trình hạch toán dẫn đến Bảng cân đối phát sinh tài khoản bị lệch.
• Quên khóa sổ kế toán: Nếu chưa khóa sổ, các kế toán viên khác có thể tiếp tục nhập dữ liệu, làm thay đổi số liệu trong kỳ báo cáo.

Kiểm tra các lỗi khác nếu các bước trên đã đúng

Nếu đã kiểm tra các lỗi cơ bản ở trên mà BCĐKT vẫn không cân, hãy tiếp tục rà soát những điểm sau:

• Bỏ sót số liệu: Đây là lỗi khá phổ biến. Bạn có thể đã quên không đưa một số liệu nào đó từ Bảng cân đối phát sinh tài khoản vào BCĐKT, dẫn đến thiếu dữ liệu ở phần Tài sản hoặc Nguồn vốn.
• Ghi nhận sai số liệu: Sai lầm khi chép số dư cuối kỳ từ tài khoản vào BCĐKT. Có thể là do gõ nhầm số hoặc nhìn nhầm dòng.
• Nhầm lẫn số dư Nợ/Có: Đặc biệt với các tài khoản có số dư hai bên (ví dụ: TK131, 331, 138, 338, 136, 336, 141...), việc nhầm lẫn giữa số dư Nợ và số dư Có có thể khiến bạn ghi nhận một khoản mục đáng lẽ thuộc "Tài sản" sang "Nguồn vốn" và ngược lại.

Việc kiểm tra tỉ mỉ theo các bước này sẽ giúp bạn sớm tìm ra nguyên nhân và cân bằng lại Bảng Cân đối Kế toán của mình.

Bảng Cân đối Kế toán là báo cáo tài chính trọng yếu. Để lập BCĐKT chính xác, cần tuân thủ quy trình chuẩn bị kỹ lưỡng và các bước thực hiện chi tiết, đặc biệt là việc sử dụng hiệu quả Bảng Cân đối Phát sinh Tài khoản. Sự tỉ mỉ trong từng khâu và khả năng rà soát, điều chỉnh kịp thời các sai sót là then chốt để đảm bảo bức tranh tài chính doanh nghiệp luôn cân bằng và đáng tin cậy.