Vai trò của chữ ký điện tử với các hợp đồng kỹ thuật số

Là loại chữ ký quan trọng trong mỗi giao dịch điện tử, nên hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng chữ ký điện tử. Không có chữ ký số, doanh nghiệp không thể khai báo thuế ban đầu, nộp lệ phí môn bài và gặp khó khăn khi thực hiện các hợp đồng kỹ thuật số. Và bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về tầm quan trọng của của chữ ký điện tử với các hợp đồng kỹ thuật số.

Định nghĩa và tầm quan trọng của chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử (Electronic Signature) được định nghĩa theo quy định của pháp luật tại khoản 1, Điều 21, Luật Giao dịch điện tử năm 2005 như sau:

“Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.”

Chữ ký điện tử là dạng thông tin gắn kèm theo dữ liệu sử dụng để xác nhận người ký dữ liệu

Hiểu đơn giản hơn thì chữ ký điện tử là dạng thông tin gắn kèm theo dữ liệu sử dụng để xác nhận người ký dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận đối với nội dung dữ liệu được ký.

Tầm quan trọng của chữ ký điện tử: 

• Chữ ký điện tử giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí.
• Không mất công đi lại, in ấn hồ sơ, dễ dàng gửi trực tiếp qua internet
• Có thể ký các loại giao dịch, hồ sơ, đối tác, giấy tờ cơ quan nhà nước cho khách hàng tại bất kỳ đâu, thời gian nào.
• Tiếp nhận, chuyển giao tài liệu xử lý nhanh chóng, thuận lợi, đảm chính xác, bảo mật tuyệt đối.
• Có thể đưa ra làm bằng chứng khi có vấn đề.

Phân loại chữ ký điện tử

Các loại chữ ký điện tử phổ biến hiện nay:

• Chữ ký số: Chữ ký số giống như chữ viết tay, sử dụng để cam kết và không thể rút lại được. Chữ ký số không phải sử dụng giấy mực, gắn đặc điểm nhận dạng của người ký. Chữ ký số vai trò như chữ ký với cá nhân hay con dấu với doanh nghiệp, được thừa nhận về mặt pháp lý.
• Chữ ký scan: Loại chữ ký chuyển thành dạng điện tử sau khi ký tay trên giấy thông qua máy quét (scan) rồi gửi qua thư điện tử.
• Chữ ký hình ảnh: Loại chữ ký ký bằng tay, chuyển thành dạng ảnh, chèn vào hợp đồng điện tử.

Lợi ích của chữ ký điện tử trong ký hợp đồng kỹ thuật số

Hợp đồng kỹ thuật số (Digital Contract) là một loại thỏa thuận pháp lý được tạo, ký kết và thực hiện thông qua các phương tiện điện tử, thay vì trên giấy tờ truyền thống. Hợp đồng này thường được thực hiện dưới dạng tài liệu điện tử, có thể bao gồm chữ ký số hoặc các phương thức xác thực kỹ thuật số khác để đảm bảo tính pháp lý và an toàn. Ứng dụng của hợp đồng kỹ thuật số rất rộng rãi, từ các thỏa thuận kinh doanh, mua bán, hợp đồng thuê mướn, đến các giao dịch tài chính trên nền tảng blockchain.

Chữ ký điện tử giúp doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tối ưu thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến. Thay vì ký bằng tay, các bên có thể sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số để xác nhận và đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng. Chữ ký số đảm bảo tính xác thực và không thể bị giả mạo mang nhiều lợi ích như:

• Rút ngắn thời gian: Giao dịch, ký kết rút ngắn thời gian và hiệu quả.
• An toàn, bảo mật cao: Cá nhân, doanh nghiệp được bảo mật an toàn hơn ký bằng tay, chữ ký điện tử không thể giả mạo.
• Đa dạng, linh hoạt cách thức: Bạn có thể ký kết bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Ngay cả trên máy tính, điện thoại,… bằng ký số từ xa.
• Quy trình chứng nhận giấy tờ được rút gọn: Quy trình lập – chuyển – nhận giấy tờ, hồ sơ, tài liệu cho khách hàng, cơ quan nhanh chóng, hiệu quả.
• Quy trình nộp thuế đơn giản: Doanh nghiệp kê khai, nộp thuế online dễ dàng không cần in giấy tờ phức tạp hay  đóng dấu.

Vai trò của chữ ký điện tử với các ngành

Ngành tài chính và ngân hàng

Chữ ký số sử dụng để ký kết, xác thực hợp đồng điện tử giúp đơn giản hóa quy trình, giảm thiểu giấy tờ

Chữ ký số có nhiều ứng dụng quan trọng trong ngành tài chính như:

• Giao dịch trực tuyến: Chữ ký số sử dụng để xác thực danh tính của người tham gia, đảm bảo tính toàn vẹn của các tài liệu.
• Hợp đồng điện tử: Chữ ký số sử dụng để ký kết, xác thực hợp đồng điện tử giúp đơn giản hóa quy trình, giảm thiểu giấy tờ.
• Xác minh danh tính khách hàng: Chữ ký số sử dụng để xác minh danh tính của khách hàng khi họ thực hiệnc giao dịch trực tuyến.
• Ký, xác thực tài liệu quan trọng: Các tài liệu quan trọng có thể được ký và xác thực bằng chữ ký số để đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn thông tin.
• Quản lý chứng từ, dữ liệu: Chữ ký số sử dụng để xác thực, bảo mật quá trình lưu trữ, truyền tải dữ liệu.

Bất động sản

Chữ ký điện tử trong lĩnh vực bất động sản đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực và bảo mật các giao dịch liên quan đến bất động sản. Chữ ký điện tử giúp xác minh danh tính của các bên tham gia giao dịch một cách nhanh chóng và hiệu quả, từ đó giúp giảm thiểu rủi ro gian lận và tranh chấp trong quá trình giao dịch. Ngoài ra, việc sử dụng chữ ký điện tử cũng giúp tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian cho các bên tham gia giao dịch bất động sản.

Y tế

Chữ ký điện tử còn được phép hợp pháp trong ngành chăm sóc sức khỏe. Hệ thống chữ ký điện tử sử dụng trong chăm sóc sức khỏe phải tuân thủ yêu cầu để duy trì hiệu lực.

Vai trò chữ ký điện tử trong y tế là quan trọng để xác nhận tính xác thực và xác nhận nguồn gốc của các tài liệu, thông tin quan trọng về bệnh nhân và thông tin y tế liên quan. Chữ ký điện tử giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu y tế và giúp hệ thống y tế tự động hóa quá trình phân phối và truy cập thông tin một cách an toàn và hiệu quả.

Sử dụng chữ ký điện tử đã gia tăng năng suất, hiệu quả do tốc độ ký tài liệu nhanh, làm tăng số lượng bệnh nhân. Việc dễ dàng ký điện tử làm giảm chi phí bằng và đảm bảo các tài liệu quản lý hiệu quả.

Chữ ký điện tử cải thiện tính tuân thủ, bảo mật khi xác thực bởi một nền tảng chữ ký điện tử đáng tin cậy. 

Thương mại điện tử

Trong lĩnh vực thương mại điện tử, chữ ký điện tử đóng nhiều vai trò quan trọng như: 

• Chứng thực danh tính: Chữ ký điện tử xác thực danh tính của các bên tham gia giao dịch, tạo ra môi trường giao dịch an toàn, tin cậy.
• Chứng thực tính nguyên vẹn: Khi tài liệu ký bằng chữ ký số, bất kỳ sự thay đổi nào với nội dung tài liệu sẽ làm hỏng chữ ký, giúp nhận biết được tài liệu đã bị can thiệp hoặc chỉnh sửa sau khi ký.
• Thanh toán điện tử: Chữ ký điện tử giúp đảm bảo thông tin giao dịch được giữ an toàn và chỉ người có quyền truy cập mới xem hoặc thay đổi được.
• Ứng dụng trong giao dịch B2B: Thương mại điện tử giữa các doanh nghiệp (B2B) cần nhiều giấy tờ xác minh nên chữ ký điện tử vô cùng cần thiết.

Quy định pháp lý về chữ ký điện tử

Giá trị pháp lý chữ ký điện tử gồm chữ ký, con dấu. Với mỗi vai trò sẽ có yếu tố cần đảm bảo tiêu chuẩn. Pháp luật quy định hợp đồng cần chữ ký, thì chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng  điều kiện:

• Chữ ký điện tử giúp xác minh người ký, chứng tỏ sự chấp thuận của người ký với nội dung hợp đồng
• Chữ ký đủ tin cậy, phù hợp mục đích của hợp đồng, không vi phạm điều cấm của pháp luật.

Trường hợp pháp luật quy định hợp đồng cần đóng dấu của tổ chức/cơ quan, thì chữ ký điện tử của tổ chức/cơ quan đó có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử  và được chứng thực như sau:

• Văn bản đảm bảo giá trị pháp lý thì chữ ký điện tử phải đảm bảo: Xác minh người ký, sự đồng ý của người ký với nội dung trên văn bản; Chữ ký điện tử  đảm bảo an toàn, không thể giả mạo.
• Văn bản cần được đóng dấu của tổ chức/cơ quan” thì chữ ký điện tử phải đảm bảo: Tại thời điểm ký, dữ liệu tạo chữ ký điện tử thuộc kiểm soát của người ký; Dữ liệu tạo chữ ký điện tử gắn với duy nhất người ký; Thay đổi chữ ký điện tử cần phát hiện sau thời điểm ký.; Thay đổi  nội dung thông điệp dữ liệu có thể bị phát hiện sau thời điểm ký.

Thách thức, giải pháp và tương lai của chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử đang đối mặt với nhiều thách thức như việc bảo mật thông tin, xác thực người ký, và tính pháp lý. Mặc dù đã có nhiều tiến bộ trong công nghệ chữ ký số, nhưng vẫn còn tiềm ẩn rủi ro về việc giả mạo chữ ký, tấn công mạng và việc không tuân thủ các quy định về chứng thực và bảo mật. Để giải quyết các thách thức này, cần phải có sự hợp tác giữa các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan chính phủ để xây dựng các hệ thống chữ ký điện tử an toàn và hiệu quả.

Chữ ký điện tử đang đối mặt với nhiều thách thức như việc bảo mật thông tin

Chữ ký điện tử hiện đại được sử dụng rộng rãi để xác thực và bảo vệ tính toàn vẹn của thông tin trên mạng. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng các dịch vụ chữ ký điện tử của các công ty uy tín như Adobe Sign, DocuSign, SignRequest, hay cả chữ ký điện tử tích hợp trong email của Google. Đảm bảo rằng bạn chọn một dịch vụ chứng thực chữ ký an toàn và đáng tin cậy để đảm bảo tính bảo mật của thông tin của bạn.

Trong tương lai, chữ ký điện tử sẽ ngày càng phổ biến và được chấp nhận rộng rãi hơn trong các giao dịch trực tuyến và công việc văn phòng. Việc sử dụng chữ ký điện tử giúp tiết kiệm thời gian và giấy tờ, đồng thời tăng tính bảo mật và xác thực trong các giao dịch điện tử. Công nghệ chữ ký điện tử sẽ được phát triển để đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và pháp lý đối với việc xác thực người sử dụng và tính toàn vẹn của tài liệu điện tử.

Như vậy, chữ ký điện tử được đảm bảo về pháp lý khi sử dụng trong giao dịch điện tử, góp phần thúc đẩy các cá nhân, tổ chức sử dụng chữ ký điện tử, đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội và chuyển đổi số toàn cầu.