Chính sách bảo vệ Dữ liệu cá nhân

1. Quy định chung

1.1 Chính sách bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân này có hiệu lực kể từ ngày 05 tháng 05 năm 2025.

1.2 Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân (gọi chung là “ Chính sách”) của Công ty cổ phần VAM (“VAM”) được áp dụng cho các ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển vào các vị trí tuyển dụng của VAM và được thông báo, công bố công khai tại website: https://topi.vn/

1.3 VAM chỉ thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của các ứng viên phù hợp với quy định của pháp luật, quy định tại Chính sách này và quy định trong các thỏa thuận, hợp đồng được kí kết giữa VAM và ứng viên.

1.4 Bằng việc cung cấp dữ liệu cá nhân của một bên thứ ba (như người phụ thuộc, vợ/chồng, con cái và/hoặc cha mẹ, bạn bè, bên thụ hưởng, người được ủy quyền, người liên hệ trong các trường hợp khẩn cấp hoặc người tham khảo thông tin khác của ứng viên) cho VAM, ứng viên đảm bảo rằng ứng viên đã có được sự đồng ý của bên thứ ba đó cho việc xử lý (bao gồm nhưng không giới hạn việc thu thập, sử dụng và tiết lộ) các dữ liệu cá nhân cho các mục đích được nêu tại Chính sách này, đồng thời bên thứ ba đó đã biết rằng thông qua ứng viên được VAM thông báo về việc xử lý dữ liệu cá nhân.

1.5 VAM có thể sửa đổi, cập nhật, điều chỉnh các nội dung trong Chính sách này vào bất kỳ thời điểm nào và mọi thay đổi sẽ có hiệu lực ngay lập tức khi VAM thông báo, công bố công khai các nội dung điều chỉnh, sửa đổi, cập nhật tại website https://topi.vn/

1.6 Bằng việc đồng ý với Chính sách khi truy cập vào mục Tuyển dụng trên website https://topi.vn/ hoặc bằng việc nộp hồ sơ ứng tuyển vào các vị trí tuyển dụng của VAM, ứng viên đồng ý và hiểu rằng:

i) Đã đọc, hiểu rõ và đồng ý với các điều khoản của Chính sách này.

ii) Đồng ý cho phép VAM xử lý dữ liệu cá nhân theo các quy định tại Chính sách này.

iii) Đồng ý ràng buộc quyền và trách nhiệm đối với VAM theo Chính sách này.

iv) Không có bất kỳ thắc mắc, khiếu nại nào khác

2. Loại dữ liệu cá nhân được xử lý

Dữ liệu cá nhân là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể. Dữ liệu cá nhân bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm. VAM thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên bao gồm:

2.1 Dữ liệu cá nhân cơ bản:

a. Thông tin cá nhân: Họ, chữ đệm và tên khai sinh, tên gọi khác (nếu có); Ngày, tháng, năm sinh; Giới tính; Quốc tịch; Hình ảnh/đoạn ghi hình ứng viên; Số chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, số định danh cá nhân, số hộ chiếu, số mã số thuế cá nhân, hình ảnh chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu;

b. Địa chỉ liên hệ: Nơi thường trú, nơi tạm trú, nơi ở hiện tại;

c. Thông tin liên hệ: Số điện thoại, email;

d. Thông tin về mối quan hệ gia đình ( họ và tên, số điện thoại vợ/chồng, cha/mẹ, con…) hoặc thông tin người tham khảo hoặc thông tin người phụ thuộc (họ và tên, mã số thuế cá nhân….)…

e. Những dữ liệu cá nhân cơ bản khác theo quy định pháp luật.

2.2 Dữ liệu cá nhân nhạy cảm:

a. Quan điểm chính trị, quan điểm tôn giáo

b. Tình trạng sức khỏe và đời tư được ghi trong hồ sơ bệnh án, không bao gồm thông tin về nhóm máu;

c. Thông tin liên quan đến nguồn gốc chủng tộc, nguồn gốc dân tộc;

d. Thông tin về đời sống tình dục, xu hướng tình dục của cá nhân;

e. Dữ liệu về tội phạm, hành vi phạm tội được thu thập, lưu trữ bởi các cơ quan thực thi pháp luật;

f. Dữ liệu cá nhân khác được pháp luật quy định là đặc thù và cần có biện pháp bảo mật cần thiết Các loại dữ liệu cá nhân mà VAM thu thập có thể thay đổi tùy vào từng thời điểm và tùy vào quá trình tham gia tuyển dụng của ứng viên tại VAM

3. Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân

VAM xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên cho mục đích tuyển dụng của VAM, bao gồm sử dụng cho các hoạt động sau:

a. Nhận biết, xác minh danh tính của ứng viên

b. Trao đổi thông tin, tài liệu liên quan đến quy trình tuyển dụng của VAM

c. Phân tích, đánh giá năng lực, trình độ ứng viên với yêu cầu của vị trí tuyển dụng

d. Giới thiệu cơ hội nghề nghiệp cho ứng viên trong tương lai

e. Các mục đích khác do các bên thỏa thuận tùy thời điểm. VAM sẽ yêu cầu sự cho phép của ứng viên trước khi sử dụng dữ liệu cá nhân của ứng viên cho mục đích khác ngoài các mục đích đã nêu tại Mục 3 này.

4. Cách thức, thời gian xử lý dữ liệu cá nhân

4.1 Cách thức xử lý dữ liệu cá nhân

a. VAM thu thập trực tiếp, bằng tay/phương thức thủ công hoặc bằng phương tiện điện tử (điện thoại, thư điện tử, kênh giao tiếp trực tuyến khác) hoặc bằng các phương thức khác phù hợp với quy định pháp luật.

b. VAM có thể thu thập gián tiếp thông qua bên thứ ba cung cấp dịch vụ cho VAM như các đơn vị cung ứng nguồn nhân lực, đơn vị cung cấp nền tảng tuyển dụng, đơn vị tư vấn… mà ứng viên đã đồng ý việc chia sẻ/cung cấp dữ liệu cá nhân để chuyển giao hợp lệ cho VAM.

4.2 Thời gian xử lý dữ liệu cá nhân

a. Thời gian bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân: Kể từ thời điểm ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí tuyển dụng của VAM trực tiếp qua website https://topi.vn/ hoặc thư điện tử hoặc tại trụ sở văn phòng VAM.

b. Thời gian kết thúc xử lý dữ liệu cá nhân: Khi hoàn thành tất cả các mục đích nêu tại Mục 3 của Chính sách này hoặc ứng viên có yêu cầu chấm dứt việc xử lý dữ liệu cá nhân, tùy điều kiện nào tới trước.

5. Bên thứ ba nhận, xử lý dữ liệu cá nhân

Để phục vụ cho Mục đích nêu tại Mục 3 nêu trên, VAM có thể tiết lộ dữ liệu cá nhân của ứng viên cho các bên dưới đây:

a. Nhân viên, người lao động, ban lãnh đạo/ban giám đốc, thành viên Hội đồng quản trị, cổ đông của VAM.

b. Công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết của VAM

c. Các bên cung cấp dịch vụ cho VAM như đơn vị cung ứng nguồn nhân lực, đơn vị cung ứng nền tảng tuyển dụng, đơn vị tư vấn tuyển dụng….

d. Các bên thứ ba theo yêu cầu của ứng viên đồng ý và yêu cầu VAM phải chia sẻ, cung cấp dữ liệu cá nhân.

e. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền mà VAM bắt buộc phải tiết lộ theo quy định pháp luật VAM sẽ yêu cầu các Bên tiếp nhận dữ liệu cá nhân được đề cập tại mục này đảm bảo rằng sẽ tuân thủ đầy đủ quy định về xử lý dữ liệu cá nhân tại Chính sách này và các quy định pháp luật hiện hành về quyền riêng tư, bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân.

6. Các quyền và nghĩa vụ của ứng viên

6.1 Ứng viên có các quyền sau đây:

(i) Quyền được biết;

(ii) Quyền đồng ý;

(iii) Quyền truy cập;

(iv) Quyền rút lại sự đồng ý;

(v) Quyền xóa dữ liệu;

(vi) Quyền hạn chế xử lý dữ liệu;

(vii) Quyền cung cấp dữ liệu;

(viii) Quyền phản đối xử lý dữ liệu;

(ix) Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện;

(x) Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại;

(xi) Quyền tự bảo vệ và các quyền có liên quan khác theo quy định của pháp luật.

6.2 Ứng viên có các nghĩa vụ sau đây:

(i) Tự bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình; yêu cầu các tổ chức, cá nhân khác có liên quan bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình;

(ii) Tôn trọng, bảo vệ dữ liệu cá nhân của người khác;

(iii) Cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu cá nhân khi đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân;

(iv) Thực hiện quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và tham gia phòng, chống các hành vi vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

6.3 Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

7. Các quyền và nghĩa vụ của VAM

7.1 Thực hiện đầy đủ các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật.

7.2 Lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên phục vụ cho mục đích và tuân theo các quy định tại Chính sách này và các quy định pháp luật có liên quan.

7.3 Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật

8. Hậu quả, thiệt hại không mong muốn xảy ra

8.1 VAM đảm bảo tính bảo mật, an toàn, tuân thủ pháp luật, hạn chế các hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra khi xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên (bao gồm nhưng không giới hạn: rò rỉ dữ liệu hoặc xử lý dữ liệu không phù hợp gây tổn hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của ứng viên). Tuy nhiên không một dữ liệu nào có thể được bảo mật hoàn toàn. Ứng viên và VAM đồng ý rằng VAM được miễn trừ trách nhiệm khi có thiệt hại không mong muốn xảy ra đối với dữ liệu của ứng viên do các yếu tố tác động từ bên ngoài vượt khỏi tầm kiểm soát của VAM bao gồm không giới hạn như: tấn công mạng, tội phạm an ninh mạng, lỗ hổng bảo mật nằm ngoài khả năng kiểm soát của VAM; ứng viên tự làm lộ lọt dữ liệu cá nhân do bất cẩn, bị lừa đảo, truy cập hoặc tải các website/ứng dụng có chứa phần mềm độc hại.

8.2 VAM thực hiện trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật hiện hành và thường xuyên xem xét và cập nhật các biện pháp quản lý và kỹ thuật khi xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên (nếu có).

9 Lưu trữ, chỉnh sửa, xóa dữ liệu cá nhân.

9.1 VAM lưu trữ dữ liệu cá nhân của ứng viên trong suốt khoảng thời gian xử lý dữ liệu.

9.2 Ứng viên có thể chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân bằng cách bằng cách liên hệ tới VAM thông qua thông tin liên hệ tại website https://topi.vn/

9.3 Trong trường hợp ứng viên rút lại sự đồng ý của mình, yêu cầu xóa dữ liệu và/hoặc thực hiện các quyền có liên quan khác đối với bất kỳ hoặc tất cả các dữ liệu cá nhân của ứng viên, VAM có thể sẽ xem xét và quyết định về việc không tiếp tục quá trình tuyển dụng đối với ứng viên. VAM sẽ không chịu trách nhiệm đối với ứng viên cho bất kỳ tổn thất nào phát sinh, và các quyền hợp pháp của VAM sẽ được bảo lưu một cách rõ ràng đối với việc ứng viên yêu cầu giới hạn, hạn chế, tạm ngừng, hủy bỏ sự đồng ý cung cấp, xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên.