Chi phí sản xuất là gì? Cách tính và tối ưu chi phí trong sản xuất

Chi phí sản xuất phản ánh nguồn lực doanh nghiệp sử dụng để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Hiểu rõ cách phân loại và tính toán chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát giá thành, tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Chi phí sản xuất là gì?

Khái niệm

Chi phí sản xuất (Production cost) là tổng các khoản hao phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ trong một kỳ nhất định, bao gồm cả tiền lương cho người lao động, chi phí nguyên vật liệu, khấu hao máy móc, chi phí bảo trì, điện nước nhà xưởng…

Chi phí sản xuất là tổng số tiền hao phí để tạo ra sản phẩm trong một kỳ

Ví dụ: Chi phí sản xuất của doanh nghiệp sản xuất ô tô có thể bao gồm các khoản:

• Nguyên vật liệu trực tiếp: Thép, nhựa, kính, cao su và các linh kiện sử dụng để sản xuất ô tô.
• Nhân công trực tiếp: Tiền lương, tiền công và các khoản liên quan đến người lao động trực tiếp tham gia lắp ráp, gia công sản phẩm.
• Chi phí chung: Điện, nước tại nhà máy, khấu hao dây chuyền sản xuất, chi phí bảo trì máy móc, tiền lương nhân viên quản lý phân xưởng và các chi phí phục vụ sản xuất khác.

Việc xác định đầy đủ và phân loại đúng các khoản chi phí phục vụ cho sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp biết nguồn lực đang được sử dụng ở đâu, sản phẩm tiêu tốn bao nhiêu chi phí và còn dư địa nào để cải thiện hiệu quả.

Mối quan hệ giữa chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

Chi phí sản xuất phản ánh các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất trong một kỳ kế toán (chẳng hạn tháng, quý, năm), có thể bao gồm cả chi phí liên quan đến những sản phẩm chưa hoàn thành.

Giá thành sản phẩm phản ánh toàn bộ chi phí để sản xuất khối lượng sản phẩm, công việc hoặc dịch vụ đã hoàn thành trong một phạm vi xác định.

Mặc dù chi phí sản xuất là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm, nhưng chi phí phát sinh trong kỳ không nhất thiết được chuyển toàn bộ vào giá thành của sản phẩm hoàn thành trong cùng kỳ. Một phần chi phí có thể nằm trong chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ hoặc cuối kỳ.

Về nguyên tắc, tổng giá thành sản xuất của sản phẩm hoàn thành có thể được xác định theo công thức:

Tổng giá thành sản xuất = Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ - Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ

Giá thành trên 1 đơn vị sản phẩm = Tổng giá thành sản xuất của khối lượng sản phẩm hoàn thành / Số lượng sản phẩm hoàn thành tương ứng

Chi phí sản xuất được dùng làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm

Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến việc tính toán chi phí phát sinh trong sản xuất?

Để biết doanh nghiệp có sử dụng nguồn lực hiệu quả không, không thể chỉ nhìn vào chi phí sản xuất mà còn phải theo dõi cả giá thành sản phẩm, chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm và biến động của từng thành phần trong chi phí, yếu tố nào tác động trực tiếp đến giá thành sản phẩm, có thể tối ưu đến mức nào…

Tầm quan trọng của việc tính toán các khoản chi cho sản xuất gồm:

• Làm cơ sở xác định giá thành và hỗ trợ định giá sản phẩm
• Dữ liệu về mức chi phí giúp doanh nghiệp dự trù chi phí, phân bổ nguồn lực và so sánh chi phí thực tế với kế hoạch, qua đó, có thể phát hiện các khoản chi vượt định mức hoặc phát sinh bất thường.
• Phân tích biến động của từng khoản mục chi phí giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân khiến giá thành tăng để tối ưu hiệu quả sử dụng vốn.
• Thông tin về chi phí có thể được sử dụng khi doanh nghiệp cân nhắc tăng công suất, thay đổi quy trình sản xuất, tự thực hiện hay thuê ngoài một công đoạn, tiếp tục hay điều chỉnh một dòng sản phẩm.
• Khi kiểm soát tốt chi phí, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất sử dụng nguồn lực và cải thiện khả năng sinh lời, trong điều kiện các yếu tố khác không thay đổi.

Nắm được cách tính toán giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí sản xuất

Vì vậy, tính toán chi phí sử dụng trong sản xuất không đơn thuần là công việc kế toán mà còn là một phần quan trọng của quản trị doanh nghiệp. Dữ liệu chi phí đầy đủ và được phân loại chính xác là cơ sở quan trọng để kiểm soát giá thành và đưa ra quyết định phù hợp.

Các thành phần chính cấu tạo nên chi phí sản xuất

Tùy đặc điểm ngành nghề và phương pháp tập hợp chi phí, doanh nghiệp có thể phân loại chi phí sản xuất theo nhiều tiêu thức khác nhau. Xét theo khoản mục chi phí cấu thành giá thành sản xuất, ba nhóm cơ bản thường được sử dụng gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là giá trị của nguyên liệu, vật liệu được sử dụng trực tiếp để sản xuất sản phẩm và có thể xác định tương đối rõ cho từng đối tượng chịu chi phí.

Ví dụ:

• Vải sử dụng để may quần áo.
• Thép sử dụng trong sản xuất kết cấu hoặc linh kiện.
• Nguyên liệu sữa sử dụng để sản xuất sữa hộp.

Đây thường là khoản mục có tỷ trọng đáng kể trong chi phí sản xuất của các doanh nghiệp sản xuất vật chất. Vì vậy, kiểm soát định mức tiêu hao, giá mua và tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu có thể tác động đáng kể đến giá thành sản phẩm.

Chi phí nhân công trực tiếp

Đây là các khoản chi phí liên quan đến người lao động trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ, được xác định cho đối tượng chịu chi phí theo quy định và phương pháp kế toán doanh nghiệp áp dụng. Chẳng hạn, tiền lương của công nhân trực tiếp lắp ráp ô tô hoặc công nhân trực tiếp may sản phẩm có thể được tập hợp vào chi phí nhân công trực tiếp.

Việc theo dõi khoản mục này giúp doanh nghiệp đánh giá mối quan hệ giữa chi phí lao động, năng suất lao động và sản lượng, từ đó có cơ sở xây dựng định mức nhân công và cải thiện hiệu quả sản xuất.

Chi phí sản xuất cấu tạo bởi 3 thành phần chính

Chi phí sản xuất chung

Bao gồm những chi phí phát sinh tại phân xưởng hoặc bộ phận sản xuất nhưng không trực tiếp cấu thành sản phẩm hoặc không thể xác định trực tiếp, hợp lý cho từng sản phẩm theo cách tập hợp trực tiếp, chẳng hạn:

• Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất.
• Chi phí nhân viên quản lý hoặc phục vụ tại phân xưởng.
• Chi phí khấu hao máy móc, thiết bị và nhà xưởng.
• Chi phí điện, nước và các dịch vụ mua ngoài phục vụ sản xuất.
• Chi phí sửa chữa, bảo trì tài sản phục vụ hoạt động sản xuất.
• Các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của phân xưởng.

Khác với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung thường cần được phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí theo tiêu thức phù hợp và cách thức phân bổ có thể ảnh hưởng đến giá thành của từng sản phẩm.

Mối quan hệ giữa 3 khoản mục chi phí

Chi phí sản xuất bằng tổng cả ba loại chi phí trên. Trong thực tế, cách tập hợp và phân loại chi phí có thể khác nhau tùy ngành nghề, mô hình sản xuất và chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng.

Để kiểm soát chi phí hiệu quả, doanh nghiệp cần theo dõi riêng từng khoản mục, so sánh chi phí thực tế với định mức hoặc dự toán, đồng thời xác định nguyên nhân của các biến động đáng kể. Đây cũng là cơ sở để tính giá thành và đánh giá hiệu quả của từng sản phẩm, bộ phận hoặc công đoạn sản xuất.

Phân loại các chi phí trong sản xuất

Tùy mục đích quản trị và kế toán, có thể phân loại chi phí theo nhiều cách:

Phân loại theo mục đích và công dụng

Đây là cách phân loại thường được sử dụng để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Chi phí sản xuất gồm ba khoản:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên liệu, vật liệu được sử dụng trực tiếp để tạo ra sản phẩm và có thể xác định cho từng đối tượng chịu chi phí.
• Chi phí nhân công trực tiếp: Chi phí liên quan đến người lao động trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ.
• Chi phí sản xuất chung: Các chi phí phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất tại phân xưởng nhưng không thể hoặc khó xác định trực tiếp cho từng sản phẩm, như khấu hao máy móc, điện nước, bảo trì và chi phí nhân viên phân xưởng.

Phân loại theo tính chất kinh tế

Theo yếu tố chi phí, doanh nghiệp có thể phân loại các khoản phát sinh theo bản chất kinh tế, chẳng hạn:

• Chi phí nguyên vật liệu: Giá trị nguyên vật liệu sử dụng cho hoạt động sản xuất.
• Chi phí nhân công: Tiền lương và các khoản liên quan đến người lao động theo quy định.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Khoản phân bổ giá trị khấu hao của máy móc, thiết bị, nhà xưởng và tài sản cố định phục vụ sản xuất.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Điện, nước, vận chuyển, sửa chữa và các dịch vụ bên ngoài phục vụ hoạt động sản xuất.
• Chi phí khác bằng tiền: Các khoản chi bằng tiền khác phục vụ hoạt động sản xuất nhưng không thuộc các yếu tố trên.

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp phân tích cơ cấu chi phí theo yếu tố, lập dự toán và theo dõi biến động chi phí qua các kỳ.

Phân loại theo mối quan hệ với khối lượng hoạt động

Dựa trên mức độ thay đổi theo sản lượng hoặc mức độ hoạt động, chi phí thường được chia thành:

• Chi phí biến đổi: Thay đổi theo mức độ hoạt động. Ví dụ, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường tăng khi sản lượng tăng.
• Chi phí cố định: Trong một phạm vi công suất nhất định, tổng chi phí tương đối ổn định dù sản lượng thay đổi. Ví dụ, chi phí thuê nhà xưởng hoặc một số khoản khấu hao có tính chất cố định.

Một số chi phí có thể mang tính hỗn hợp, tức vừa có thành phần cố định vừa có thành phần biến đổi.

Phân loại theo khả năng tập hợp vào đối tượng chịu chi phí

Theo tiêu thức này, các khoản phí được chia thành:

• Chi phí trực tiếp: Có thể xác định và tập hợp trực tiếp, hợp lý cho một sản phẩm, đơn hàng, công đoạn hoặc đối tượng chịu chi phí cụ thể. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của một sản phẩm là ví dụ điển hình.
• Chi phí gián tiếp: Liên quan đến nhiều đối tượng và không thể xác định trực tiếp hoặc không phù hợp để tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng.

Phân loại theo quy trình công nghệ sản xuất

Tùy đặc điểm công nghệ và quy trình sản xuất, doanh nghiệp có thể phân loại chi phí theo từng công đoạn, phân xưởng, bộ phận hoặc giai đoạn sản xuất. Cách tiếp cận này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có quy trình sản xuất nhiều bước, giúp xác định chi phí phát sinh ở từng công đoạn và tìm ra khâu có mức tiêu hao nguồn lực cao.

Doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều cách phân loại để vừa tính giá thành sản phẩm, vừa kiểm soát ngân sách, phân tích biến động và hỗ trợ ra quyết định quản trị.

Xem thêm: Chi phí vận hành là gì? Làm thế nào tối ưu chi phí vận hành?

Công thức và cách tính chi phí sản xuất

Để xác định khoản hao phí sản xuất, doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ các khoản chi phát sinh trong quá trình sản xuất và phân loại theo từng khoản mục phù hợp.

Công thức tổng chi phí sản xuất

Tổng chi phí sản xuất = Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung

Trong đó:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Giá trị nguyên liệu, vật liệu trực tiếp sử dụng để sản xuất sản phẩm.
• Chi phí nhân công trực tiếp: Các khoản chi liên quan đến lao động trực tiếp sản xuất.
• Chi phí sản xuất chung: Các chi phí phục vụ hoạt động sản xuất như khấu hao máy móc, điện nước, bảo trì và chi phí quản lý phân xưởng.

Công thức tính chi phí sản xuất

Các bước tính chi phí sản xuất

4 bước cơ bản tính chi phí cho sản xuất như sau:

Bước 1: Thu thập dữ liệu

Tổng hợp hóa đơn, chứng từ và số liệu liên quan đến nguyên vật liệu, nhân công, máy móc, nhà xưởng và các chi phí phục vụ sản xuất phát sinh trong kỳ.

Bước 2: Phân loại chi phí

Phân loại các khoản phát sinh thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Đồng thời xác định chi phí trực tiếp, gián tiếp hoặc cố định, biến đổi nếu phục vụ mục đích quản trị.

Bước 3: Tập hợp và tính toán

Cộng các khoản chi phí thuộc phạm vi sản xuất để xác định tổng chi phí sản xuất trong kỳ. Trường hợp cần tính chi phí bình quân trên một đơn vị sản phẩm:

Chi phí sản xuất bình quân = Tổng chi phí sản xuất / Số lượng sản phẩm hoàn thành tương ứng

Ví dụ, doanh nghiệp phát sinh 100 triệu đồng chi phí sản xuất và hoàn thành 1.000 sản phẩm thì chi phí bình quân là 100.000 đồng/sản phẩm, với điều kiện toàn bộ chi phí và sản lượng được xác định trên cùng phạm vi tính toán.

Bước 4: Phân tích biến động

So sánh chi phí thực tế với dự toán hoặc định mức để xác định các khoản mục có biến động lớn, từ đó tìm nguyên nhân và đưa ra giải pháp kiểm soát phù hợp.

Cần lưu ý rằng chi phí sản xuất bình quân trên một sản phẩm không đồng nhất với giá thành sản phẩm bởi khi tính toán giá thành, doanh nghiệp còn phải xem xét chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ và cuối kỳ cũng như phương pháp tính giá thành được áp dụng.

Tìm hiểu thêm:

Những sai lầm cần tránh khi tính chi phí sản xuất trong một giai đoạn

Tính đúng chi phí sản xuất là cơ sở để doanh nghiệp xác định giá thành, xây dựng ngân sách và đánh giá hiệu quả hoạt động. Một số sai sót phổ biến có thể làm sai lệch kết quả tính toán gồm:

Không tập hợp đầy đủ chi phí

Chỉ tính nguyên vật liệu và nhân công trực tiếp mà bỏ qua các khoản như khấu hao máy móc, điện nước, bảo trì, công cụ dụng cụ hoặc chi phí nhân viên phân xưởng có thể khiến chi phí bị đánh giá thấp hơn thực tế.

Phân loại sai chi phí cố định và biến đổi

Chi phí cố định và chi phí biến đổi có cách vận động khác nhau khi sản lượng thay đổi. Nếu phân loại không chính xác, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi lập ngân sách, phân tích điểm hòa vốn hoặc đánh giá tác động của việc tăng, giảm sản lượng.

Bỏ qua hao phí và chi phí khó nhận diện

Lãng phí nguyên vật liệu, sản phẩm lỗi, thời gian máy ngừng hoạt động, công suất dư thừa hoặc thời gian lao động không hiệu quả có thể làm tăng chi phí thực tế trên mỗi sản phẩm nhưng không phải lúc nào cũng được nhận diện ngay trong từng khoản mục.

Doanh nghiệp nên theo dõi các chỉ tiêu như tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu, tỷ lệ sản phẩm lỗi, thời gian máy dừng và năng suất lao động để phát hiện những nguồn gây lãng phí.

Không cập nhật định mức và dữ liệu chi phí

Định mức nguyên vật liệu, nhân công hoặc chi phí sản xuất chung nếu không được rà soát theo biến động giá đầu vào, công nghệ và quy trình sản xuất có thể khiến số liệu kế hoạch không còn phù hợp.

Vì vậy, doanh nghiệp nên thường xuyên đối chiếu chi phí thực tế với định mức và dự toán, đồng thời phân tích nguyên nhân chênh lệch thay vì chỉ quan tâm đến tổng chi phí.

Tham khảo chiến lược tối ưu chi phí sản xuất

Chiến lược tối ưu chi phí sản xuất cho doanh nghiệp

Tối ưu chi phí sản xuất không đơn thuần là cắt giảm chi tiêu mà hướng đến việc sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn mà vẫn duy trì chất lượng sản phẩm. Một số giải pháp doanh nghiệp có thể cân nhắc gồm:

• Tối ưu chi phí nguyên vật liệu: Đàm phán điều kiện mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, kiểm soát định mức tiêu hao và giảm tồn kho hoặc hao hụt không cần thiết.
• Nâng cao năng suất lao động: Chuẩn hóa quy trình, đào tạo nhân sự, bố trí lao động hợp lý và ứng dụng công nghệ để giảm thời gian thao tác, sai sót và thời gian chờ.
• Kiểm soát chi phí máy móc và năng lượng: Theo dõi mức tiêu thụ điện, nước, nhiên liệu; thực hiện bảo trì định kỳ và khai thác công suất thiết bị hợp lý nhằm hạn chế thời gian ngừng máy và chi phí sửa chữa phát sinh.
• Giảm lãng phí trong sản xuất: Nhận diện và loại bỏ những hoạt động không tạo giá trị, từ nguyên vật liệu dư thừa, tồn kho quá mức đến thời gian chờ và sản phẩm lỗi.
• Ứng dụng công nghệ vào quản trị chi phí: Sử dụng phần mềm quản lý sản xuất, kế toán… để theo dõi chi phí theo thời gian, đối chiếu thực tế với dự toán và nhanh chóng phát hiện các khoản chi bất thường.

Quan trọng nhất, doanh nghiệp nên đánh giá hiệu quả của từng giải pháp dựa trên tổng chi phí, chất lượng sản phẩm, năng suất và biên lợi nhuận thay vì chỉ nhìn vào mức chi phí được cắt giảm. Một khoản đầu tư làm tăng chi phí trong ngắn hạn nhưng giúp nâng năng suất hoặc giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi về dài hạn vẫn có thể mang lại hiệu quả kinh tế tốt hơn.

Việc quản trị hiệu quả chi phí sản xuất đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa biên lợi nhuận và củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Mong rằng những chia sẻ từ TOPI sẽ mang đến những kiến thức giá trị, hỗ trợ độc giả trong quá trình đánh giá và phân tích doanh nghiệp để có lựa chọn đầu tư phù hợp.